Perwakilan

Pemilihan perwakilan dan Urusan Mesyuarat Agung Kawasan

1) Bagi maksud seksyen 37 Akta, Lembaga boleh menentukan kawasan-kawasan mesyuarat bagi anggota individu dan memanggil satu mesyuarat agung di tiap-tiap kawasan untuk memilih perwakilan ke mesyuarat agung perwakilan. Setiap kawasan hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya lima puluh anggota.

2) Bilangan perwakilan yang dipilih bagi sesuatu kawasan hendaklah mengikut nisbah anggota seperti berikut :

  • bagi tiap-tiap lima puluh orang anggota seorang perwakilan;
  • jumlah perwakilan-perwakilan bagi sesuatu kawasan hendaklah tidak melebihi tujuh orang.

3) Setiap koperasi anggota berhak menghantar seorang perwakilan ke mesyuarat agung perwakilan Koperasi ini menurut peruntukan Undang-undang Kecilnya. Koperasi anggota yang terletak dalam sesuatu kawasan Koperasi ini tidak boleh menghantar wakilnya ke mesyuarat agung kawasan itu atau mana-mana mesyuarat agung kawasan lain.

4) Lembaga hendaklah memberi notis sekurang-kurangnya lima belas hari kepada semua anggota individu yang tinggal di dalam sesuatu kawasan sebelum mesyuarat agung kawasan diadakan dan notis itu hendaklah menyatakan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat. Notis ini hendaklah disampaikan berasingan melalui pos atau dengan cara lain yang munasabah, mengikut keputusan Lembaga kepada tiap-tiap anggota di dalamnya yang terakhir didaftarkan di pejabat Koperasi ini atau disiarkan di dalam satu atau lebih media massa.

5) Hanya anggota-anggota individu yang telah menjelaskan bayaran menurut undang-undang kecil 15 pada dua belas bulan sebelum tarikh mesyuarat agung kawasan, berhak menerima notis untuk menghadiri mesyuarat agung kawasan dan berhak mempunyai satu undi dan layak menjadi seorang perwakilan ke sesuatu mesyuarat agung perwakilan.

6) Seorang perwakilan akan kekal menjadi perwakilan selagi dia menjadi anggota, sehingga mesyuarat agung kawasan yang akan datang untuk memilih perwakilan-perwakilan baru. Sekiranya perwakilan itu berhenti menjadi anggota atau menarik diri menjadi perwakilan, maka hilanglah hak perwakilan kawasan yang berkenaan.

7) Kuorum bagi mengadakan mesyuarat agung kawasan hendaklah satu pertiga daripada jumlah anggota atau tiga puluh anggota mengikut mana yang kurang yang layak menerima notis mesyuarat dalam kawasan yang berkenaan itu. Sekiranya dalam masa tiga puluh minit selepas waktu yang ditetapkan bagi mesyuarat itu bilangan anggota-anggota yang hadir belum cukup, maka mesyuarat itu hendaklah dibatalkan. Lembaga kemudiannya hendaklah memanggil satu mesyuarat lain dengan memberi notis seperti diperuntukkan di dalam fasal (4) undang-undang kecil ini. Sekiranya dalam masa tiga puluh minit selepas masa yang ditetapkan bagi mesyuarat ini, tidak hadir kuorum yang dikehendaki di bawah fasal ini, maka perwakilan tidaklah boleh dipilih dan hilanglah hak perwakilan kawasan itu.

8) Anggota-anggota yang hadir dalam mesyuarat agung kawasan hendaklah memilih seorang pengerusi untuk mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat dan seorang setiausaha untuk merkodkan segala butir-butir mesyuarat. Minit mesyuarat hendaklah ditandatangani oleh pengerusi dan setiausaha mesyuarat yang dipilih oleh anggota-anggota itu dan hendaklah dikirimkan kepada Lembaga dalam masa tujuh hari dari tarikh mesyuarat diadakan.

9) Seseorang anggota tidak boleh melantik wakil untuk hadir atau mengundi bagi pihaknya dalam suatu mesyuarat agung kawasan.

10) Seseorang anggota Lembaga atau seseorang anggota Jawatankuasa Audit Dalaman hendaklah dianggap sebagai seorang perwakilan dalam mesyuarat agung perwakilan. Seseorang anggota Lembaga atau seseorang anggota Jawatankuasa Audit Dalaman yang akan mengosongkan jawatannya hendaklah tetap menjadi seorang perwakilan dalam mesyuarat agung perwakilan tahunan yang diadakan untuk memilih penggantinya atau dipilih semula sehingga tamatnya mesyuarat itu.

11) Menurut seksyen 30 Akta, dalam mana-mana mesyuarat agung perwakilan, perwakilan anggota individu mempunyai satu undi. Undi berwakil tidak dibenarkan.

12) Menurut subperaturan 15(1) Peraturan, mesyuarat agung kawasan hendaklah diadakan sekurang-kurangnya dua tahun sekali dan selewat-lewatnya satu bulan sebelum mesyuarat agung perwakilan tahunan dan hendaklah menimbangkan perkara-perkara berikut :

  • ringkasan draf akaun atau akaun teraudit Koperasi jika ada;
  • belanjawan tahunan untuk dibentangkan di dalam mesyuarat agung perwakilan tahunan;
  • cadangan pindaan kepada Undang-undang Kecil dan aturan-aturan aktiviti, jika ada;
  • melantik perwakilan ke mesyuarat agung perwakilan; dan
  • usul daripada Lembaga dan anggota Koperasi, jika ada, yang diterima tujuh hari sebelum mesyuarat agung kawasan itu.

Mesyuarat Agung Perwakilan Pertama

Menurut seksyen 38 Akta, mesyuarat agung perwakilan pertama hendaklah diadakan dalam tempoh tiga bulan selepas perakuan pendaftaran diterima oleh Koperasi.

Mesyuarat Agung Perwakilan Tahunan

Mesyuarat agung perwakilan tahunan menurut seksyen 39 Akta, hendaklah diadakan tidak lewat daripada enam bulan selepas berakhirnya setiap tahun kewangan.

Mesyuarat Agung Perwakilan Khas

1) Lembaga pada bila-bila masa boleh dan apabila ada rekuisisi yang ditandatangani oleh sekurang-kurangnya satu perlima atau satu ratus perwakilan mengikut mana yang kurang hendaklah, memanggil suatu mesyuarat agung perwakilan khas mengikut subseksyen 40(1) Akta.

2) Ketua Pendaftar atau mana-mana orang yang diberikuasa oleh Ketua Pendaftar menurut subseksyen 40(2) Akta, boleh memanggil pada bila-bila masa suatu mesyuarat agung khas, mengikut cara dan pada masa dan di tempat yang diarahkannya, dan boleh menentukan perkara-perkara yang hendaklah dibincangkan oleh mesyuarat itu, dan mesyuarat itu hendaklah mempunyai segala kuasa dan tertakluk kepada kaedah-kaedah yang sama seperti mesyuarat agung yang dipanggil mengikut Akta atau Undang-undang Kecil ini.

Notis Mesyuarat Agung Perwakilan

1) Notis bagi sesuatu mesyuarat agung perwakilan hendaklah diberi kepada perwakilan-perwakilan tidak kurang daripada lima belas hari sebelum diadakan mesyuarat agung perwakilan itu.

2) Notis ini hendaklah menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat dan bagi mesyuarat agung perwakilan tahunan menurut subseksyen 59(2) Akta, hendaklah disertakan dengan akaun-akaun dan kunci kira-kira Koperasi ini dan subsidiari atau subsidiari-subsidiarinya, jika ada, yang teraudit dengan sewajarnya, anggaran belanjawan bagi tahun yang akan datang, laporan Lembaga dan laporan Jawatankuasa Audit Dalaman dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan. Satu salinan notis hendaklah dipamerkan di pejabat Koperasi ini dan sebagai tambahan boleh juga diterbitkan di dalam mana-mana akhbar tempatan.

3) Bagi maksud seksyen 41 Akta, Lembaga hendaklah memberi kepada Ketua Pendaftar notis bertulis yang mengandungi maklumat tentang tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat agung perwakilan yang akan diadakan oleh Koperasi tidak kurang daripada tiga puluh hari sebelum diadakan mesyuarat agung itu.

Kuorom Mesyuarat Agung Perwakilan

1) Tertakluk kepada fasal (2) dan fasal (3) undang-undang kecil ini, kuorum bagi sesuatu mesyuarat agung perwakilan bagi apa-apa maksud menurut peraturan 13 Peraturan, hendaklah satu pertiga daripada jumlah perwakilan.

2) Bagi sesuatu mesyuarat agung perwakilan khas di bawah fasal (2) undang-undang kecil 28 yang ditunda, apa-apa bilangan perwakilan yang tidak kurang daripada dua kali ganda bilangan anggota Lembaga yang hadir hendaklah dikira mencukupi kuorum akan tetapi keputusan-keputusan tidak boleh dibuat melainkan dengan kelebihan undi dua pertiga daripada perwakilan-perwakilan yang hadir dan layak mengundi sebagaimana yang diperuntukkan
di bawah subperenggan 13(2)(b)(iii) Peraturan.

3) Kuorum bagi mesyuarat agung perwakilan kerana meminda Undang-undang Kecil ini menurut subperaturan 6(1) Peraturan hendaklah dua pertiga daripada jumlah perwakilan melainkan kuorum terkurang dibenarkan oleh Ketua Pendaftar.

Undi Mesyuarat Agung Perwakilan

Semua perbahasan kecuali yang berkaitan dengan pindaan Undang-undang Kecil hendaklah diputuskan dengan majoriti mudah undi perwakilan-perwakilan yang hadir sebagaimana di dalam daftar kehadiran. Jika undi sama banyak, maka usul yang diundi itu hendaklah disifatkan kalah. Perwakilan-perwakilan yang berkecuali dianggap tidak menyokong usul itu. Pengerusi mesyuarat tidak mempunyai undi pemutus sebagaimana yang dinyatakan di bawah subseksyen 30(1) Akta.

Tundaan Mesyuarat Agung Perwakilan Khas

1) Jika selepas tiga puluh minit daripada waktu yang ditetapkan bagi sesuatu mesyuarat agung perwakilan khas itu bilangan perwakilan yang hadir masih belum mencukupi kuorum, maka mesyuarat perwakilan itu---

  • jika dipanggil oleh Lembaga atau atas permintaan perwakilan-perwakilan hendaklah dibatalkan; atau
  • jika dipanggil menurut subseksyen 40(2) Akta, hendaklah ditunda kepada satu tarikh lain tidak kurang daripada empat belas hari tetapi tidak lebih daripada tiga puluh hari dari tarikh yang ditetapkan dan notis mengenai penundaannya hendaklah diposkan dalam tempoh tujuh hari dari yang ditetapkan bagi mesyuarat itu.

2) Perkara-perkara yang telah dicadangkan bagi mesyuarat agung yang ditunda hendaklah dibincangkan pada mesyuarat tertunda itu. Jika ada apa-apa perubahan dibuat kepada perkara-perkara yang telah dicadangkan itu, maka notis menurut fasal (1) undang-undang kecil 29 hendaklah diberi kepada tiap-tiap perwakilan bagi mesyuarat tertunda itu.

Urusan-Urusan Mesyuarat Agung Perwakilan

1) Menurut peraturan 12 Peraturan, urusan-urusan berikut hendaklah dijalankan oleh mesyuarat agung perwakilan iaitu---

  • mengesahkan minit mesyuarat agung perwakilan tahunan yang terdahulu dan mana-mana mesyuarat agung perwakilan khas yang berselang.
  • menimbang laporan-laporan Lembaga dan Jawatankuasa Audit Dalaman dan pandangan Ketua Pendaftar mengenai akaun-akaun teraudit dan laporan Lembaga Koperasi ini, (jika pandangan Ketua Pendaftar yang berkaitan dengannya yang disebutkan di bawah subperaturan 30(1) dan (2) dan perenggan 59(1) (e) Akta belum lagi diterima oleh Koperasi, pandang tersebut hendaklah dibentangkan di mesyuarat agung perwakilan tahunan berikutnya);
  • menimbang dan meluluskan akaun-akaun teraudit Koperasi dan subsidiari atau subsidiari-subsidiarinya, jika ada, cadangan pembahagian keuntungan dan laporan juruaudit Koperasi ini;
  • memilih anggota-anggota Lembaga dan Jawatankuasa Audit Dalaman;
  • menimbang dan meluluskan belanjawan tahunan bagi tahun kewangan yang akan datang;
  • meluluskan elaun-elaun kepada anggota-anggota Lembaga dan Jawatankuasa Audit Dalaman dan saraan kepada anggota-anggota Lembaga yang dilantik sebagai pengarah bagi subsidiari atau subsidiari- subsidiari Koperaasi ini, jika ada;
  • meluluskan suatu panel yang terdiri daripada tidak kurang daripada dua firma audit untuk dipilih salah satu daripadanya bagi mengaudit akaun-akaun Koperasi;
  • menimbang dan meluluskan skop dan had pelaburan daripada wang berlebihan Koperasi ini;
  • menetapkan had maksimum keterhutangan Koperasi ini;
  • melantik suatu jawatankuasa yang terdiri daripada enam orang perwakilan dan empat orang anggota Lembaga untuk menentusahkan draf minit mesyuarat agung perwakilan tahunan itu;
  • mengisytiharkan atau menerbitkan syer-syer bonus;
  • mendengar, menimbang atau memutuskan apa-apa urusan lain Koperasi ini yang baginya suatu notis tidak kurang daripada tujuh hari telah diberikan;
  • menimbang dan meluluskan apa-apa cadangan pindaan kepada Undang-undang Kecil Koperasi ini;
  • mendengar dan memutuskan apa-apa aduan daripada mana-mana anggota yang terkilan dengan sesuatu keputusan Lembaga, dengan syarat suatu notis yang tidak kurang daripada tujuh hari telah diberikan kepada Koperasi mengenainya termasuk jika ada, menimbangkan permintaan menjadi anggota yang ditolak oleh Lembaga di bawah fasal (2) undang-undang kecil 14;
  • meluluskan apa-apa perbelanjaan bagi perlantikan orang-orang yang kompeten bagi membantu Jawatankuasa Audit Dalaman; dan
  • menimbang dan meluluskan apa-apa laporan yang hendak dikemukakan menurut kehendak Akta dan Peraturan.

2) Perkara-perkara di dalam perenggan (a), (b), (c), (d) dan (e) fasal (1) undang-undang kecil ini hendaklah diputuskan di dalam mesyuarat agung perwakilan tahunan.

3) Minit bagi sesuatu mesyuarat agung perwakilan hendaklah dicatatkan di dalam buku minit mesyuarat yang berkenaan dan satu salinannya hendaklah diserahkan kepada Ketua Pendaftar dalam masa tiga puluh hari selepas tarikh mesyuarat agung perwakilan itu, menurut perenggan 14(b) Akta.

Pengerusi Mesyuarat Agung Perwakilan

1) Seorang perwakilan selain daripada anggota Lembaga yang dipilih oleh majlis mesyuarat hendaklah mempengerusikan mesyuarat agung perwakilan itu.

2) Pengerusi dengan persetujuan mesyuarat bolehlah dan, jika dikehendaki demikian oleh mesyuarat itu, hendaklah menangguhkan mesyuarat agung perwakilan itu dari satu masa ke satu masa yang lain dan dari satu tempat ke satu tempat yang lain dalam kawasan operasi Koperasi tetapi mesyuarat yang ditangguhkan itu tidak boleh menjalankan apa-apa urusan lain selain daripada urusan mesyuarat yang asal. Notis tidaklah perlu bagi mesyuarat yang ditangguhkan itu.